Como funciona uma assembleia-geral numa sociedade comercial

Introdução
Numa sociedade comercial a assembleia geral de sócios constitui a forma mais perfeita de expressão da vontade social, embora existam outras formas legítimas de manifestação desta vontade, dada a existência de outros órgãos.Em qualquer tipo de sociedade, podem os sócios tomar deliberações unânimes por escrito e reunir-se em assembleia geral, sem observância de formalidades prévias, desde que todos estejam presentes e todos manifestem a vontade de que a assembleia se constitua e delibere sobre determinado assunto.A admissibilidade da votação por escrito depende de dois pressupostos: não haver disposição legal ou cláusula contratual que proíba essa forma de votação e não haver nenhum sócio que esteja impedido de votar, seja em geral, seja face ao objecto das deliberações a tomar.

Passo 1 - Como convocar uma Assembleia Geral
Excepção feita às já referidas assembleias gerais universais nas quais a presença e acordo da totalidade dos sócios para a sua constituição e fixação do seu objecto legitima a preterição das formalidades impostas para a convocação da assembleia geral de qualquer sociedade comercial, esta só pode funcionar regularmente se convocada em obediência ao formalismo e prazos estabelecidos na lei ou no contrato social, os quais, não só respeitam à forma, prazo e conteúdo da convocatória, mas igualmente à legitimidade para a convocação.

Requerer e formalizar a convocação nas sociedades por quotas
A assembleia geral de sócios deve reunir sempre que a lei ou o contrato o determinem, a requerimento de qualquer sócio ou do fiscal único/conselho fiscal.A convocação das assembleias gerais compete a qualquer dos gerentes e deve ser feita por meio de carta registada, expedida com a antecedência mínima de quinze dias, a não ser que a lei ou o contrato de sociedade exijam outras formalidades ou estabeleçam prazo mais longo.
Também o fiscal único ou conselho fiscal, além dos poderes já referidos para requerer a convocação, têm poderes para efectuar a convocação, sempre que a gerência o não faça, devendo fazê-lo.

Nas sociedades anónimas
A assembleia geral de accionistas deve reunir sempre que a lei ou o contrato o determinem, ou o conselho de administração, a direcção, o fiscal único ou conselho fiscal e o conselho geral o entendam conveniente. A assembleia geral deve ainda ser convocada a requerimento de accionista ou accionistas que possuam acções correspondentes a, pelo menos, 5% do capital social.
Embora a iniciativa possa pertencer a outros órgãos é ao presidente da mesa da assembleia geral que, em princípio, compete a convocação. Mas só em princípio. Subsidiariamente, a assembleia geral pode ser convocada pelo fiscal único ou conselho fiscal, pelo conselho geral, se o houver, ou pelo tribunal.

Forma da convocação nas sociedades por quotas
Conforme foi acima referido, a forma adequada à convocação da assembleia geral é a carta registada, podendo o contrato de sociedade acrescer a esta outras formalidades, como seja por exemplo, o aviso de recepção ou estabelecer forma mais solene.Note-se, todavia, que a lei apenas admite a intromissão da vontade dos sócios enquanto esta sobreponha às formalidades previstas na lei uma maior exigibilidade nas mesmas, já não sendo admissível a expressão dessa vontade num sentido de facilitação ou de dessolenização daquelas formalidades legais. Poderá dizer-se que, grosso modo, se trata de uma espécie de limite mínimo.

Nas sociedades anónimas
A convocatória deve ser publicada. O contrato de sociedade pode, porém, substituir a publicação por cartas registadas, quando sejam nominativas todas as acções da sociedade.

Prazo para a convocação nas sociedades por quotas
Também conforme já foi referido, quanto ao prazo que deve mediar entre a expedição do aviso convocatório e a data da reunião, a lei prevê um prazo mínimo de 15 dias, ressalvando-se a possibilidade de no contrato de sociedade os sócios estabelecerem um prazo mínimo mais longo.

Nas sociedades anónimas
Entre a data da última publicação e a data da reunião da assembleia deve mediar pelo menos um mês.
Se a convocação puder ser feita por meio de cartas registadas, entre a expedição destas e a data da reunião da assembleia, devem mediar 21 dias.

Conteúdo da convocação
A convocatória deve conter o lugar, o dia e a hora da reunião, bem como a ordem do dia; a inclusão de assuntos na ordem do dia pode ser requerida por quem tem legitimidade para requerer a convocação da assembleia.
O aviso convocatório deve mencionar claramente o assunto sobre o qual a deliberação será tomada. Quando este assunto for a alteração do contrato, deve mencionar as cláusulas a modificar, suprimir ou aditar, o texto integral das cláusulas propostas ou a indicação de que tal texto fica à disposição dos sócios/accionistas na sede social, a partir da data da publicação.
São anuláveis as deliberações que não tenham sido precedidas do fornecimento ao sócio destes elementos mínimos de informação.

Invalidade da convocação
São nulas as deliberações dos sócios:
Tomadas em assembleia geral não convocada, salvo se todos os sócios tiverem estado presentes ou representados;
Tomadas mediante voto escrito sem que todos os sócios com direito de voto tenham sido convidados a exercer esse direito, a não ser que todos eles tenham dado por escrito o seu voto;
Cujo conteúdo não esteja, por natureza, sujeito a deliberação dos sócios;
Cujo conteúdo, directamente ou por actos de outros órgãos que determine ou permita, seja ofensivo dos bons costumes ou de preceitos legais que não possam ser derrogados, nem sequer por vontade unânime dos sócios.
Não se consideram convocadas as assembleias cujo aviso convocatório seja assinado por quem não tenha essa competência, aquelas de cujo aviso convocatório não constem o dia, hora e local da reunião e as que reunam em dia, hora ou local diversos dos constantes do aviso.
São anuláveis as deliberações que:
Violem disposições quer da lei, quando ao caso não caiba a nulidade, nos termos acima referidos, quer do contrato de sociedade;
Sejam apropriadas para satisfazer o propósito de um dos sócios de conseguir, através do exercício do direito de voto, vantagens especiais para si ou para terceiros, em prejuízo da sociedade ou de outros sócios ou simplesmente de prejudicar aquela ou estes, a menos que se prove que as deliberações teriam sido tomadas mesmo sem os votos abusivos;
Não tenham sido precedidas do fornecimento ao sócio de elementos mínimos de informação.

Passo 2 - Como funciona uma Assembleia Geral
Lugar da reunião
Convocada a assembleia, sucede-se a sua realização na data aprazada, importando saber agora quais os moldes em que devem desenrolar-se os trabalhos.O lugar da reunião é uma das indicações que deverão obrigatoriamente constar do aviso convocatório da assembleia geral.
As assembleias devem ser efectuadas na sede da sociedade; o presidente da mesa pode escolher outro local, dentro da comarca judicial onde se encontra a sede, desde que as instalações desta não permitam a reunião em condições satisfatórias. De referir que este poder de alteração do lugar da assembleia geral atribuído ao presidente da mesa, se deve entender conferido, nas sociedades por quotas, àqueles a quem for reconhecida legitimidade para procederem à convocação da assembleia geral neste tipo de sociedades, isto é, normalmente aos gerentes.

Direito de participar
As assembleias gerais não são públicas.
Nenhum sócio pode ser privado, nem sequer por disposição do contrato, de participar na assembleia, ainda que esteja impedido de exercer o direito de voto.
A presença de accionistas sem direito de voto e dos obrigacionistas só pode ser afastada por cláusula contratual.
Todavia, caso o contrato exija a posse de um certo número de acções para conferir voto, sempre os accionistas se poderão agrupar de forma a completarem o número exigido e fazer-se representar por um dos agrupados.

Direito de voto
Nas sociedades por quotas
Conta-se um voto por cada cêntimo do valor nominal da quota.
É, no entanto, permitido que o contrato de sociedade atribua, como direito especial, dois votos por cada cêntimo de valor nominal da quota ou quotas de sócios que, no total, não correspondam a mais de 20% do capital.
Nas sociedades anónimas
Na falta de diferente cláusula contratual, a cada acção corresponde um voto.O contrato de sociedade pode:
Fazer corresponder um só voto a um certo número de acções, contanto que sejam abrangidas todas as acções emitidas pela sociedade e fique cabendo um voto, pelo menos, a cada 100 000$ de capital;
Estabelecer que não sejam contados votos acima de certo número, quando emitidos por um só accionista, em nome próprio ou também como representante de outro.

Formação da deliberação nas sociedades por quotas
Salvo disposição diversa da lei ou do contrato, as deliberações consideram-se tomadas se obtiverem a maioria dos votos emitidos, não se considerando como tal as abstenções.Nas sociedades anónimas
A assembleia geral delibera por maioria dos votos emitidos, seja qual for a percentagem do capital social nela representado, salvo disposição diversa da lei ou do contrato; as abstenções não são contadas.
Em primeira convocação, a assembleia geral pode deliberar qualquer que seja o número de accionistas presentes ou representados, salvo se a deliberação versar sobre alteração do contrato de sociedade, fusão, cisão, transformação, dissolução da sociedade ou outros assuntos para os quais a lei exija maioria qualificada, sem a especificar, casos em que devem estar presentes ou representados accionistas que detenham, pelo menos, acções correspondentes a um terço do capital social.Em segunda convocação, a assembleia pode deliberar seja qual for o número de accionistas presentes ou representados e o capital por eles representado.

Passo 3 - Como proceder ao registo das deliberações em acta
Constituindo a assembleia geral um meio idóneo para a obtenção das deliberações sociais que orientam a vida da sociedade, ditando os seus comportamentos, afigura-se normal que todos os acontecimentos que venham a ter lugar ao longo da sessão devam ser devidamente registados e o instrumento adequado a esse registo é a acta da assembleia geral, único meio de prova das deliberações aí tomadas.As actas das assembleias gerais devem ser assinadas por todos os sócios que nelas tenham participado.
Deve ser lavrada uma acta de cada reunião da assembleia geral, podendo a assembleia deliberar que a acta seja submetida a sua aprovação antes de assinada.A acta deve conter, pelo menos:
A identificação da sociedade, o lugar, o dia e a hora da reunião;
O nome do presidente e, se os houver, dos secretários;
Os nomes dos sócios presentes ou representados e o valor nominal das quotas de cada um, salvo nos casos em que a lei mande organizar lista de presenças, que deve ser anexada a acta;
A ordem do dia constante da convocatória, salvo quanto esta seja anexada a acta;
Referência dos documentos e relatórios submetidos a assembleia;
O teor das deliberações tomadas;
Os resultados das votações;
O sentido das declarações dos sócios, se estes o requererem.
As actas devem ser lavradas no respectivo livro ou em folhas soltas; no livro ou nas folhas devem ser também consignadas, pela forma estabelecida na lei, as deliberações tomadas em reunião da assembleia geral.
Nenhum sócio tem o dever de assinar as actas que não estejam consignadas no respectivo livro ou nas folhas soltas, devidamente numeradas e rubricadas.

Bibliografia
Martins da Cruz, Branca, Assembleias Gerais nas Sociedades por Quotas, Almedina.
Serens, M Nogueira, notas sobre a sociedade anónima, Coimbra Editora.
Neto, Abílio, Código das Sociedades Comerciais Anotado, 14ª edição, Coimbra Editora

Referências
Código das Sociedades Comerciais - Artigos 53.º a 63.º, 246.º a 251.º, 373.º a 389.º e 420.º, n.º 1, alínea h).